MTB客栈费用管理制度
为了切实加强费用管理，规范费用报销程序，根据国家财经法规，结合MTB客栈实际，特制定本办法。
一、费用管理基本要求
费用管理必须从紧从严，历行节约。在管理方法上主要实行预算管理、额度管理与行政管理相结合办法，做到年初有预算，执行有标准，报销有规程。单项费用能够实行定额管理的实行定额，不能定额的实行定率管理；既不能定额、也不便定率的在月度或年度财务预算范围内实行分管领导审批制度，严防费用超支。
二、费用报销规范
（一）费用报销流程
经办人填写费用报销单—>所属部门领导签字—>财务会计审核签字—>财务总监签字—>MTB客栈董事长签字批准—>出纳复核报销
（二）费用报销注意事项
1．费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，不得用圆珠笔填写；费用附件应用粘贴单和胶水粘贴，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。
2、各项费用支出应有合理、合规的凭证，能取得外部票据的，应获取外部合规票据作为入账依据。原始发票要求尽量提供正规发票。确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因，并有他人证明。
3、所有报销的发票或收据、入库单、清单等需有经手人、收货人、证明人签字；货款、低值易耗损品、办公用品等支出的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单等作为入账依据；租赁费用第一次必须附租赁合同作为入账依据。
4、费用报销应一人一报，由本人亲自办理报销手续并向相关审核人员作必要说明。不得让他人代报费用，不得在一张报销单中报销多人的费用。否则财务部门有权不予受理。
5、各环节审核签字人员在签署报销单据时，必须认真履行监督职能。严格审核报销事项的合理性、合法性、真实性、规范性；判断该项支出有无预算，有无不合理、不真实的情况；对费用的发生时间、单据的来源及张数、手续的完整性、相关逻辑性等问题要认真审核，发现问题要把该报销事项制止在本环节，或要求经办人员补充更正，不能把问题全部推诿给单位领导或财务部门。
6、财务部门有权对违规、超支的费用和不真实、手续不完整的票据不予受理。
7、因公办事或出差人员在财务部门有借款的，不得逾期报账或公款私用，事毕三日内应清算本人的账务，逾期财务部门应催促报销，并有权在发工资时抵扣借款。
三、有关费用项目的管控
1、邮电通讯费。各部门发文一般通过OA或从互联网传递，确因工作需要邮寄的文件、信函、特快专递等，应交行政人事部登记后寄发；办公电话要严格控制长途电话的时间与次数。行政人事部应不定期对各部门电话费使用情况进行公布。严禁用公费邮发私人信函，不准用办公电话打私人电话，违反规定的，应从其工资中扣回私人费用，并给予一倍罚款。
凡享有个人电话补贴的人员，电话费超过规定的部分必须由个人承担。
2、水电费。建立水电费责任人管理制度。对客房、餐饮等运营部分的水电费以营业额为基础实行定率管理；对办公场所、员工宿舍水电费实行定额（或定量）管理。超定额的部分，一方面要追究使用部门的责任，或收取超定额部分的水电费；另一方面要根据责任情况扣罚管理责任人一定比例的工资。对水电费管理得力，取得明显成效的给予奖励。
3、办公用品、劳保用品、低值易耗品、印刷品、电脑耗材的管理。需要购买的由相关部门提出计划，报采购部汇总，经总经理办公会或分管领导审批，统一招标采购、统一保管，实行领用登记，第二次领用时以旧换新。涉及电脑设备的耗材及维修，信息技术部门要参与采购把关；低值易耗品应建立实物管理卡片，做好入库和出库登记台账，明确使用部门、使用人和保管人，领用时必须有领用人和批准人签字。
4、车辆使用费。出车应有车辆管理部门的派车单，油料应由MTB客栈统一购买加油卡（折），每月按行驶里程考核油耗；车辆保险应实行招标投保；车辆维修由车辆管理部门申报、修理厂定价，报分管领导同意后才能修理。
MTB客栈职员在市区内办事，单位领导可以乘坐公务车，其他人员原则上只能乘坐公共交通车。特殊情况需要乘坐出租车的，应先报经领导同意。无特殊原因的不予报销出租车费用。
5、维修费用。一般房屋、设备维修由工程部负责。零星维修费用可以先修后报，每次修理费100元以上的要先行上报分管领导同意后才能修理。
6、差旅费。按集团MTB客栈差旅费管理办法执行。
7、员工薪酬、福利费。参见MTB客栈薪酬、福利管理办法。
8、广告宣传费。开展广告宣传活动首先应论证其效果，在确认收效大于支出的前提下方可进行。每次广告宣传都应编制预算，由MTB客栈办公会或分管财务领导审批。
9、交际应酬费、招待费。MTB客栈联系业务或来客需要就餐的，首先由来客对口部门向MTB客栈董事长申请，领导同意后下就餐通知单（或宴请单）到餐饮部，不同来客应制定不同就餐标准。餐饮部凭相关人员签字的通知单每月与财务部结一次帐。特殊宾客须安排在外就餐，或需购置礼品的，应先报经MTB客栈董事长同意。
10、赠送服务。按MTB客栈有关赠券管理制度执行。
11、折旧及摊销。固定资产折旧按平均年限法计提（分类标准见会计制度），如需采用加速折旧方法应报集团MTB客栈审批。无形资产按其受益年限(软件专利使用权不超过5年)摊销；长期待摊费用按3-5年摊销；低值易耗品按1年摊销。
12、其他。因公在外消费或开支费用，必须经MTB客栈董事长同意。未经批准任何个人不得在外以公款消费或开支费用。在外消费或开支费用必须当场结清账款，回MTB客栈后按程序报销，一律不准在外签单欠帐，否则由个人承担。
费用中涉及到对外采购的项目，包括小商品、原材料、用品、洗涤费、印刷费、保险费、清洁卫生、服务项目等，都应实行招标采购，最大限度降低费用成本。